Huishoudelijk regelement met afspraken WBTR
Artikel 1 Vaststelling contributie
Op voorstel van het bestuur wordt de jaarlijkse contributie vastgesteld door de Algemene Leden
Vergadering.
Op voorstel van het bestuur wordt de jaarlijkse contributie vastgesteld door de Algemene Leden
Vergadering.
Artikel 2 Betaling contributie
Degene die in de eerste helft van het verenigingsjaar lid wordt, betaalt de volledige contributie.
Bij toetreding in de tweede helft van het jaar is de halve contributie verschuldigd.
Degene die in de eerste helft van het verenigingsjaar lid wordt, betaalt de volledige contributie.
Bij toetreding in de tweede helft van het jaar is de halve contributie verschuldigd.
Artikel 3 Het dienstenpakket
In overleg met de nabestaanden kan, na het overlijden van een lid, het navolgende worden geregeld:
a. het beschikbaar stellen van een uitvaartverzorger en eventueel dragers;
b. tussen de opdrachtgever namens de nabestaanden wordt een overeenkomst van uitvaart gesloten;
c. de uitvaartverzorger vult een opnameformulier in met de begrote kosten;
d. het bestellen van een graf- of crematiekist;
e. het verzorgen en kisten van de overledene;
f. aangifte doen van overlijden bij de ambtenaar van de Burgerlijke Stand;
g. begeleiding bij het opstellen en verzenden van rouwbrieven en rouwadvertentie naar dag- en
weekbladen;
h. het overbrengen van de overledene van de plaats van overlijden naar een aula en het overbrengen
van de aula of andere plaats waarvandaan de uitvaart plaatsvindt naar begraafplaats of crematorium;
i. zorgdragen voor delving van het graf in geval van een begrafenis;
j. het begeleiden van de condoleance en verzorging van de uitvaart;
k. de leden kunnen in alle gevallen kiezen tussen een begrafenis of een crematie;
l. de vereniging verleent een ledenkorting;
m. indien gewenst regelt de vereniging de eventuele verzekeringsuitkeringen voor de nabestaanden,
mits eenvoudig realiseerbaar. Bij moeilijk achterhaalbare uitkeringen, die veel tijd kosten, brengen we
een bedrag aan administratiekosten in rekening.
n. de hierboven vermelde verzorging geldt eveneens voor levenloos geborenen;
o. het bestuur is bevoegd wijzigingen aan te brengen in de genoemde voorzieningen van dit artikel;
a. het beschikbaar stellen van een uitvaartverzorger en eventueel dragers;
b. tussen de opdrachtgever namens de nabestaanden wordt een overeenkomst van uitvaart gesloten;
c. de uitvaartverzorger vult een opnameformulier in met de begrote kosten;
d. het bestellen van een graf- of crematiekist;
e. het verzorgen en kisten van de overledene;
f. aangifte doen van overlijden bij de ambtenaar van de Burgerlijke Stand;
g. begeleiding bij het opstellen en verzenden van rouwbrieven en rouwadvertentie naar dag- en
weekbladen;
h. het overbrengen van de overledene van de plaats van overlijden naar een aula en het overbrengen
van de aula of andere plaats waarvandaan de uitvaart plaatsvindt naar begraafplaats of crematorium;
i. zorgdragen voor delving van het graf in geval van een begrafenis;
j. het begeleiden van de condoleance en verzorging van de uitvaart;
k. de leden kunnen in alle gevallen kiezen tussen een begrafenis of een crematie;
l. de vereniging verleent een ledenkorting;
m. indien gewenst regelt de vereniging de eventuele verzekeringsuitkeringen voor de nabestaanden,
mits eenvoudig realiseerbaar. Bij moeilijk achterhaalbare uitkeringen, die veel tijd kosten, brengen we
een bedrag aan administratiekosten in rekening.
n. de hierboven vermelde verzorging geldt eveneens voor levenloos geborenen;
o. het bestuur is bevoegd wijzigingen aan te brengen in de genoemde voorzieningen van dit artikel;
Artikel 4 De diensten zijn niet door de vereniging verricht.
a. als de vereniging geen diensten heeft verricht na een overlijden van een lid, wordt op de
ledenkorting een bedrag van € 150,- ingehouden na overlegging van een kopie van de akte van
overlijden en de uitvaartnota;
b. niet-leden kunnen eveneens van de diensten van de vereniging gebruik maken. Zij betalen naast de
kostprijs van de verleende diensten een toeslag van € 400,-;
c. de genoemde bedragen in sub a en b kunnen worden aangepast na een voorstel van het bestuur in
de Algemene Leden Vergadering.
ledenkorting een bedrag van € 150,- ingehouden na overlegging van een kopie van de akte van
overlijden en de uitvaartnota;
b. niet-leden kunnen eveneens van de diensten van de vereniging gebruik maken. Zij betalen naast de
kostprijs van de verleende diensten een toeslag van € 400,-;
c. de genoemde bedragen in sub a en b kunnen worden aangepast na een voorstel van het bestuur in
de Algemene Leden Vergadering.
Artikel 5 Taken van bestuursleden
a. de voorzitter leidt de vergadering van het bestuur en de Algemene Leden Vergadering;
b. de voorzitter tekent met de secretaris de officiële stukken. Bij afwezigheid van één van hen worden
zij respectievelijk vervangen door de vicevoorzitter en de penningmeester en bij hun afwezigheid door
een ander bestuurslid;
c. de secretaris is belast met het opmaken van de notulen van de bestuurs- en de Algemene Leden
Vergadering en het voeren van correspondentie namens de vereniging.
d. hij/zij houdt afschriften van uitgaande stukken en bewaart ingekomen stukken en zorgt voor een
goede archivering. Ook verzorgt hij/zij de tijdige uitnodiging voor bestuurs- en Algemene Leden
Vergaderingen onder vermelding van de agenda.
e. de penningmeester is belast met het beheer van de geldmiddelen en draagt zorg voor de inning van
de contributie en eventuele andere bijdragen en maakt ieder jaar een financieel verslag op. Bij
zijn/haar afwezigheid wordt hij/zij vervangen door één van de andere bestuursleden;
f. bestuursleden ontvangen een vergoeding voor hun diensten en voor noodzakelijke reis- en
verblijfkosten.
Artikel 6 Communicatie van leden naar het bestuur en naar de bode
a. De leden zijn verplicht adreswijzigingen, veranderingen in de gezinssamenstelling en eventuele
digitale gegevens, zoals e-mailadres aan de secretaris door te geven;
b. In geval van een overlijden dienen de nabestaanden het bodetelefoonnummer 06-21664989 te
bellen. Dit telefoonnummer schakelt door naar de dienstdoende uitvaartverzorger.
Artikel 7 Wet bestuur en toezicht rechtspersonen (WBTR)
In het kader van de WBTR zijn de hiermee in verband gemaakte bestuurlijke afspraken aan dit
huishoudelijk reglement gekoppeld
Artikel 8 Het bestuur bepaalt
In bijzondere gevallen, waarin dit reglement niet rechtstreeks voorziet, beslist het bestuur.
Artikel 9 Het reglement treedt in werking na vaststelling ALV
Dit reglement treedt in werking op de dag volgende op die waarop het door de Algemene Vergadering
is vastgesteld. De vaststelling vond plaats in de ALV van 13 april 2022.
WBTR
Goed bestuur
• Wij hebben afgesproken dat alle bestuursleden zullen handelen in het belang van de vereniging. Dat
betekent dat wij zullen handelen als bestuurder en niet als privépersoon, zowel intern (binnen de
vereniging) als extern (in relatie met derden).
• Bij aankopen stellen wij het belang van de vereniging voorop. In situaties die van belang zijn voor de
vereniging, handelen wij niet op basis van onze persoonlijke voorkeur maar op basis van wat goed is
voor de vereniging.
• Wij spreken af dat wij integer en transparant handelen. Dat betekent: oog hebben voor het
verenigingsbelang en inzicht willen geven in beslissingen. Wij zullen de belangrijkste beslissingen
publiceren op een wijze dat de leden kunnen zien hoe en welke besluiten zijn genomen.
• Er is een goede regeling voor onze verenigingsfinanciën. Wij gaan bewust om met uitgaven van het
Verenigingsgeld.
• Er is een duidelijke werkwijze van de penningmeester, zoals het opstellen en laten goedkeuren van
een begroting en jaarrekening.
• Wij laten de leden op tijd de financiële verantwoording zien zodat zij er hun oordeel over kunnen
geven.
• Wij hebben een kascommissie vanuit de leden die jaarlijks de boekhouding controleert en verslag
uitbrengt aan de leden.
• Wij hanteren het vier-ogen-principe bij uitgaven boven € 5000,--. Daarnaast wordt er elke
bestuursvergadering door de penningmeester een tussenrapportage overlegd.
• Bij uitgaven boven € 5000,-- vragen wij meerdere offertes aan bij verschillende leveranciers. Wij
bespreken de offertes met het bestuur en leggen de besluitvorming over de keuze vast in de notulen.
Bij dergelijke opdrachten aan leveranciers is er altijd een schriftelijke opdrachtbevestiging, zodat het
achteraf altijd duidelijk is wat is afgesproken.
• Wij streven actief naar het tegengaan van fraude en onenigheid doordat wij goede procedures en
afspraken hebben gemaakt. Wij hebben geregeld bestuur bijeenkomsten, stellen daarbij een agenda
op en notuleren de belangrijkste genomen besluiten. Wij leggen vast wie bij de bestuursbijeenkomsten
aan- en afwezig zijn.
Afspraken worden helder en eenduidig geformuleerd. De verslagen worden bewaard en inzichtelijk
gemaakt aan de leden.
• Wij spreken af deze afspraken regelmatig te controleren op actualiteit tenminste een keer per jaar.
Wij evalueren de gemaakte afspraken regelmatig op relevantie, tenminste een keer per jaar. Zo nodig
passen wij de afspraken aan.
• Wij vallen niet onder een governance code.
Goed bestuur
• Wij hebben afgesproken dat alle bestuursleden zullen handelen in het belang van de vereniging. Dat
betekent dat wij zullen handelen als bestuurder en niet als privépersoon, zowel intern (binnen de
vereniging) als extern (in relatie met derden).
• Bij aankopen stellen wij het belang van de vereniging voorop. In situaties die van belang zijn voor de
vereniging, handelen wij niet op basis van onze persoonlijke voorkeur maar op basis van wat goed is
voor de vereniging.
• Wij spreken af dat wij integer en transparant handelen. Dat betekent: oog hebben voor het
verenigingsbelang en inzicht willen geven in beslissingen. Wij zullen de belangrijkste beslissingen
publiceren op een wijze dat de leden kunnen zien hoe en welke besluiten zijn genomen.
• Er is een goede regeling voor onze verenigingsfinanciën. Wij gaan bewust om met uitgaven van het
Verenigingsgeld.
• Er is een duidelijke werkwijze van de penningmeester, zoals het opstellen en laten goedkeuren van
een begroting en jaarrekening.
• Wij laten de leden op tijd de financiële verantwoording zien zodat zij er hun oordeel over kunnen
geven.
• Wij hebben een kascommissie vanuit de leden die jaarlijks de boekhouding controleert en verslag
uitbrengt aan de leden.
• Wij hanteren het vier-ogen-principe bij uitgaven boven € 5000,--. Daarnaast wordt er elke
bestuursvergadering door de penningmeester een tussenrapportage overlegd.
• Bij uitgaven boven € 5000,-- vragen wij meerdere offertes aan bij verschillende leveranciers. Wij
bespreken de offertes met het bestuur en leggen de besluitvorming over de keuze vast in de notulen.
Bij dergelijke opdrachten aan leveranciers is er altijd een schriftelijke opdrachtbevestiging, zodat het
achteraf altijd duidelijk is wat is afgesproken.
• Wij streven actief naar het tegengaan van fraude en onenigheid doordat wij goede procedures en
afspraken hebben gemaakt. Wij hebben geregeld bestuur bijeenkomsten, stellen daarbij een agenda
op en notuleren de belangrijkste genomen besluiten. Wij leggen vast wie bij de bestuursbijeenkomsten
aan- en afwezig zijn.
Afspraken worden helder en eenduidig geformuleerd. De verslagen worden bewaard en inzichtelijk
gemaakt aan de leden.
• Wij spreken af deze afspraken regelmatig te controleren op actualiteit tenminste een keer per jaar.
Wij evalueren de gemaakte afspraken regelmatig op relevantie, tenminste een keer per jaar. Zo nodig
passen wij de afspraken aan.
• Wij vallen niet onder een governance code.
Aansprakelijkheid van bestuursleden
1. Voor huidige bestuursleden:
• Wij zorgen er als bestuur voor dat alle huidige bestuursleden goed zijn geïnformeerd over de
aansprakelijkheid die kan optreden als gevolg van hun positie als bestuurslid van de vereniging.
Wij spreken af dat bestuurders als volgt handelen:
• Dat wij ons bij uitvoeren van de bestuurstaken binnen onze bevoegdheden blijven.
• Dat wij handelen conform de wet, statuten en eventuele bestuursreglementen.
• Dat wij ons houden aan de afspraken zoals neergelegd in het onderdeel hiervoor, ‘Goed bestuur'.
• Wij bespreken jaarlijks met de leden de financiële toestand van de vereniging.
• Wij voorkomen dat sprake is van tegenstrijdig belang .
• Wij voldoen aan de administratieplichten. Alle juridische entiteiten hebben verplichtingen richting
belastingdienst.
• Wij gaan geen overeenkomsten aan die de vereniging niet kan nakomen.
• Wij doen geen betalingstoezeggingen en melden betaalproblemen tijdig aan de belastingdienst als
de vereniging in zwaar weer verkeert en afstevent op een faillissement.
• Wij zorgen ervoor dat de vereniging voldoet aan relevante wetten, zoals de AVG.
2. Voor nieuwe bestuursleden
Wij zorgen ervoor dat nieuwe bestuursleden goed worden geïnformeerd over:
• De financiële toestand van de vereniging.
• De andere bestuursleden en de bevoegdheden die zij hebben.
• De (onderlinge) werkafspraken.
• De verplichtingen die het bestuur heeft op basis van de statuten of reglementen.
• De afgesloten bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering met voldoende dekking.
3. Voor aftredende bestuursleden
Bij het neerleggen van een bestuursfunctie regelen wij de volgende zaken:
• Het neerleggen van de bestuursfunctie wordt duidelijk vastgelegd.
• Uitschrijving bij de Kamer van Koophandel.
• Decharge van de bestuurstaken door de ledenvergadering van de vereniging.
• Een goede overdracht naar de nieuwe bestuurder(s).
• Vastlegging van de afspraken.
• De penningmeester uitschrijven bij de bank
Ten aanzien van de afspraken onder 1, 2 en 3 spreken wij af:
• deze afspraken regelmatig te controleren op actualiteit tenminste een keer per jaar
• om met nieuwe bestuursleden te evalueren na 3 tot 6 maanden na toetreding tot het bestuur.
Tegenstrijdig belang
• Een bestuurslid meldt een (potentieel) tegenstrijdig belang direct bij alle bestuursleden.
• Het bestuurslid deelt alle relevante informatie over het (potentieel) tegenstrijdig belang.
• Bij een tegenstrijdig belang zal het bestuurslid niet deelnemen aan de overleggen en besluitvorming
bij het onderwerp waar sprake is van het (potentieel) tegenstrijdig belang.
Afwezigheid van één of meer bestuursleden
• Als sprake is van afwezigheid van een bestuurder, dient het betreffende bestuurslid dit te melden bij
een van de overige bestuursleden.
• Bij belet en ontstentenis van één bestuurder (niet zijnde de enige bestuurder) of meerdere
bestuurders zijn de overige bestuurders belast met het bestuur van de organisatie,
• Bij belet en ontstentenis van alle bestuurders: is de ALV bevoegd om één of meerdere personen aan
te wijzen om tijdelijk in het bestuur van de organisatie te voorzien.
• Het bestuur zal bij het nemen van besluiten nagaan of is voldaan aan het minimum aantal stemmen
zoals is vastgelegd (indien van toepassing: in de statuten is vastgelegd).
• De ALV handelt zoals opgenomen in de statuten en een eventueel bestuursreglement.
• Wij leggen de procedure vast in de statuten.
• Wij spreken af deze afspraken minimaal één keer per jaar te controleren op actualiteit en relevantie.
Meervoudig stemrecht
• Wij hebben alleen een bestuur
Bindende voordracht van bestuurders
• Bestuursleden van onze vereniging worden benoemd door een formeel besluit van de Algemene
Ledenvergadering (ALV). De ALV kan zich uitspreken over de benoeming van een bestuurder.
Raadgevende stem
• Wij nodigen altijd alle leden uit voor een Algemene Ledenvergadering.
• Wij staan bestuurders toe om tijdens de Algemene Ledenvergadering een raadgevende stem/advies
uit te brengen op voorgenomen besluiten zoals de WBTR dat voorschrijft.
• Wij spreken af deze afspraak jaarlijks te bekijken om te zien of dit allemaal gebeurt zoals we hebben
afgesproken